Dasar Privasi Welkai
Dasar ini menerangkan cara VERTEX REALITY DIGITAL SOLUTION (No. pendaftaran SSM 202603285026 (003903877-X)), yang berniaga sebagai Welkai ("kami"), mengendalikan data peribadi di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, sebagaimana dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 ("PDPA").
Hubungi: [email protected], telefon atau WhatsApp 011-6842 0290, alamat A-145, Taman Kok Doh, Jalan Segambut, 51200 Kuala Lumpur, Malaysia.
Pegawai Perlindungan Data: Choo Kah Hoe, [email protected].
1. Dua peranan
1.1 Kami ialah pengawal data bagi data tentang perniagaan yang menggunakan Welkai dan pengguna mereka: data akaun, bil, sokongan, keselamatan dan laman web, serta data tentang perujuk. Seksyen 2 hingga 4 meliputi data ini.
1.2 Kami ialah pemproses data bagi data yang dimasukkan oleh sesebuah perniagaan ke dalam Welkai tentang kenalan dan pelanggannya sendiri: kenalan, perbualan, media, data panggilan dan suara, aliran (flows), temu janji dan jawapan borang. Perniagaan itu ialah pengawal data dan menentukan tujuan data ini digunakan. Kami memprosesnya hanya atas arahan perniagaan itu, di bawah Perjanjian Pemprosesan Data kami. Jika anda ialah kenalan sesebuah perniagaan yang menggunakan Welkai, sila hubungi perniagaan itu dahulu. Seksyen 5 meliputi data ini.
2. Data peribadi yang kami kumpul sebagai pengawal
| Data | Contoh | Sumber |
|---|---|---|
| Pendaftaran dan akaun | nama, nama perniagaan, nombor SSM (jika ada), industri, laman web atau halaman, tujuan penggunaan, jangkaan jumlah mesej, e-mel, telefon, cara anda mengetahui tentang kami, kod rujukan dan sumber iklan (contohnya utm_source) | anda |
| Pengesahan | keputusan kod sekali guna melalui telefon, semakan nombor telefon, e-mel dan nama perniagaan yang berulang | anda, sistem kami |
| Pengguna | nama, e-mel, peranan, masa log masuk, tetapan log masuk dua langkah | anda dan pasukan anda |
| Bil | pelan, invois, resit, status bayaran, rujukan bayaran, nama pembayar; butiran kad dikendalikan oleh gerbang pembayaran kami dan kami tidak menyimpan nombor kad penuh | anda, CHIP |
| Rekod perjanjian | versi setiap dokumen undang-undang yang diterima, bila, dari alamat IP mana dan oleh siapa | sistem kami |
| Sokongan | mesej dan e-mel yang anda hantar kepada kami, catatan panggilan | anda |
| Penggunaan dan keselamatan | alamat IP, pelayar, peranti, log tindakan dalam akaun (log audit), kiraan penggunaan AI (ciri, kredit, token; bukan teksnya) | sistem kami |
| Rujukan | siapa yang menggunakan kod anda, nama perniagaan mereka dan kemajuan mereka (mendaftar, dalam percubaan, melanggan, membayar, dituntut) | sistem kami |
| Laman web | bahasa yang anda pilih (disimpan dalam pelayar anda sahaja), dan log pelayan biasa (alamat IP, halaman, masa) yang disimpan oleh hos web kami | pelayar anda |
| Borang daftar awal | jawapan yang anda berikan dalam Borang Google kami | anda, melalui Google Forms |
2.1 Wajib atau sukarela. Data yang ditanda sebagai wajib dalam borang kami adalah wajib: tanpanya kami tidak dapat meluluskan permohonan anda, menyediakan Perkhidmatan atau mengebil anda. Data lain adalah sukarela.
3. Mengapa kami menggunakannya, dan atas asas apa
3.1 Kami menggunakan data peribadi untuk tujuan berikut:
- (a) menyemak permohonan pendaftaran dan mencegah penipuan dan penyalahgunaan (contohnya satu percubaan bagi setiap perniagaan);
- (b) menyediakan, melindungi dan menyokong Perkhidmatan;
- (c) bil, resit, mengutip bayaran tertunggak dan menyimpan rekod perakaunan dan cukai;
- (d) menjalankan program rujukan;
- (e) menghantar mesej perkhidmatan (jemputan, set semula kata laluan, amaran, invois, notis pembaharuan dan tunggakan, notis perubahan);
- (f) menambah baik Perkhidmatan menggunakan kiraan penggunaan dan maklum balas;
- (g) memenuhi kewajipan undang-undang dan menjawab permintaan sah daripada pihak berkuasa;
- (h) menghantar berita dan tawaran kepada anda, hanya jika anda bersetuju, dan anda boleh berhenti pada bila-bila masa.
3.2 Asas di bawah PDPA. Kami memproses data peribadi anda dengan persetujuan anda, yang anda berikan semasa memohon, mendaftar atau menyertai sesuatu program, atau jika PDPA membenarkan pemprosesan tanpa persetujuan, contohnya jika perlu untuk melaksanakan kontrak kami dengan anda, untuk mematuhi kewajipan undang-undang, atau untuk pentadbiran keadilan (seksyen 6 PDPA).
3.3 Kami tidak menjual data peribadi. Kami tidak menggunakan data anda, atau data yang dimasukkan oleh perniagaan ke dalam Welkai, untuk melatih model AI.
4. Dengan siapa kami berkongsi data
4.1 Kami berkongsi data peribadi hanya setakat yang perlu:
- (a) penyedia perkhidmatan kami (subpemproses), yang disenaraikan dalam Senarai Subpemproses, untuk pengehosan, storan, sandaran, e-mel, AI, pembayaran dan sokongan;
- (b) platform yang anda sambungkan, seperti Meta dan Google, apabila anda menyambungkannya;
- (c) gerbang pembayaran kami, CHIP, untuk menerima bayaran dan membuat bayaran balik;
- (d) akauntan kami;
- (e) perujuk, yang dapat melihat nama perniagaan dan kemajuan anda jika anda menggunakan kod mereka;
- (f) pihak berkuasa, mahkamah atau penasihat apabila dikehendaki oleh undang-undang atau untuk melindungi hak, keselamatan dan Perkhidmatan;
- (g) syarikat yang mengambil alih perniagaan Welkai, di bawah dasar ini.
5. Data yang kami proses bagi pihak perniagaan (sebagai pemproses)
5.1 Perniagaan menggunakan Welkai untuk menyimpan dan mengendalikan data tentang kenalan mereka: nama, nombor telefon, nama pengguna, alamat e-mel, tag dan medan yang mereka tambah, mesej perbualan, foto, video, nota suara, dokumen, maklumat panggilan, tempahan temu janji, jawapan Google Forms dan kandungan pangkalan pengetahuan. Sebahagian daripadanya mungkin sensitif (contohnya butiran kesihatan yang ditulis seseorang dalam perbualan, atau sampel suara yang digunakan untuk mengklon suara, yang mungkin merupakan data biometrik).
5.2 Kami menggunakan data ini hanya untuk menyediakan Perkhidmatan kepada perniagaan itu: menyimpannya, menghantar mesej, menjalankan aliran, mengimbas fail untuk virus, menukar format media, membaca dokumen untuk perniagaan itu (ditukar kepada imej dahulu), dan menghantar teks kepada penyedia AI apabila perniagaan itu menggunakan ciri AI.
5.3 Apabila perniagaan menggunakan ciri AI, teks yang diperlukan untuk tugasan itu (contohnya mesej pelanggan, sejarah perbualan terkini, arahan dan pengetahuan perniagaan itu) dihantar kepada penyedia AI kami untuk menghasilkan balasan. Nota suara dihantar untuk ditranskripsi apabila perniagaan menghidupkan ciri itu.
5.4 Permintaan daripada kenalan (akses, pembetulan, pemadaman, menarik diri) dihantar kepada perniagaan yang memegang data itu. Jika anda menghantarnya kepada kami, kami akan memanjangkannya kepada perniagaan itu dan membantunya menjawab.
6. Tempat data disimpan dan dihantar (di luar Malaysia)
6.1 Pelayan Welkai berada di pusat data Hetzner di Kesatuan Eropah (Jerman atau Finland). Fail dan sandaran disimpan dengan Cloudflare R2, dan sandaran luar tapak dengan Backblaze B2. E-mel dihantar melalui Amazon SES. Anda boleh bertanya kepada kami rantau yang digunakan oleh Backblaze B2 dan Amazon SES untuk data kami. Penyedia AI kami (Anthropic, OpenRouter dan DeepInfra) berada di Amerika Syarikat. Rangkaian Cloudflare, yang membawa trafik ke laman web kami, beroperasi di banyak negara.
6.2 Ini bermakna data peribadi dipindahkan ke luar Malaysia. Di bawah seksyen 129 PDPA, kami memindahkannya hanya jika destinasi itu mempunyai undang-undang yang pada dasarnya serupa dengan PDPA atau memastikan tahap perlindungan yang mencukupi, atau jika terpakai sesuatu pengecualian dalam seksyen 129(3), seperti persetujuan anda, keperluan untuk melaksanakan kontrak kami dengan anda, atau jika kami telah mengambil semua langkah berjaga-jaga yang munasabah dan menjalankan usaha wajar. Kami memilih penyedia yang mempunyai terma perlindungan data bertulis dan komitmen keselamatan, dan kami menilai pemindahan itu seperti yang dikehendaki oleh Garis Panduan Pemindahan Data Peribadi Rentas Sempadan Pesuruhjaya.
6.3 Dengan menggunakan Welkai, anda bersetuju dengan pemindahan ini bagi tujuan dalam dasar ini. Anda boleh meminta butiran lanjut daripada kami tentang perlindungan bagi sesuatu pemindahan.
7. Berapa lama kami menyimpan data
| Data | Tempoh |
|---|---|
| Data akaun | selagi akaun wujud, kemudian dipadam bersama akaun (seksyen 8 Terma), kecuali rekod yang disenaraikan di bawah |
| Rekod bil dan cukai, rekod perjanjian | 7 tahun selepas akhir tahun yang berkaitan, kerana undang-undang cukai Malaysia mewajibkan kami menyimpan rekod |
| Data perniagaan (kenalan, perbualan, aliran, tetapan) | selagi akaun wujud; dipadam 45 hari (atau dalam beberapa hari selepas itu) selepas tarikh bayaran yang tidak dibayar, tamatnya pelan yang dibatalkan, atau tamatnya percubaan tanpa pelan |
| Fail media dalam perbualan | untuk bilangan hari yang ditetapkan oleh pelan anda (Percubaan 14, Solo 90, Plus 120, Starter 180, Growth 365, Business 730, Enterprise selagi akaun aktif), kemudian dipadam dan dipaparkan sebagai "Media expired" |
| Sejarah perbualan nombor yang dikeluarkan selepas pelan diturunkan | 30 hari |
| Sandaran data perniagaan | sandaran setiap malam disimpan 14 hari; salinan luar tapak mingguan yang disulitkan disimpan kira-kira 5 minggu; selepas akaun dipadam, salinan sandaran luput dalam kira-kira 90 hari |
| Sandaran pangkalan data akaun dan bil kami sendiri | sandaran titik masa selama 14 hari; satu salinan bersulit setiap bulan disimpan 12 bulan |
| Sampel suara dan suara klon | sehingga perniagaan memadamnya atau akaun dipadam |
| Mesej sokongan | sehingga 2 tahun selepas mesej terakhir tentang perkara itu |
| Log pelayan laman web | seperti yang disimpan oleh hos web kami, IONOS, mengikut tetapan lognya sendiri; tanya kami jika anda perlukan tempoh yang tepat |
7.1 Apabila kami tidak lagi memerlukan data, kami memadamnya atau menjadikannya tanpa nama.
8. Cara kami melindungi data
8.1 Kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, akses tanpa kebenaran, pengubahan atau pemusnahan, seperti yang dikehendaki oleh Prinsip Keselamatan (seksyen 9 PDPA) dan Standard Perlindungan Data Peribadi. Ini termasuk:
- sambungan bersulit (HTTPS) untuk setiap halaman dan API;
- trafik web ditapis melalui Cloudflare, dan pelayan kami hanya menerima trafik web daripada Cloudflare;
- kata laluan dan kunci disimpan secara bersulit, dan kad pembayaran tidak pernah disimpan oleh kami;
- log masuk dua langkah tersedia untuk pengguna dan digunakan untuk konsol pentadbir kami sendiri;
- data setiap perniagaan diasingkan, dan setiap pelanggan pelayan sendiri berada di pelayannya sendiri;
- sandaran disulitkan sebelum keluar dari pelayan, dengan kunci pemulihan disimpan di luar talian;
- fail yang dihantar orang disimpan sebagai fail pasif, tidak pernah dijalankan di pelayan kami, diimbas untuk virus (fail yang dijangkiti disekat), dan ditukar format dalam kotak pasir tanpa akses rangkaian;
- akses oleh kakitangan kami dihadkan kepada yang perlu sahaja, dan perubahan dalam konsol pentadbir kami direkodkan;
- kemas kini keselamatan segera, pemantauan dan amaran.
8.2 Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Rahsiakan kata laluan anda dan hidupkan log masuk dua langkah.
9. Pelanggaran data
9.1 Jika berlaku pelanggaran data peribadi terhadap data yang kami kawal, kami akan memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi secepat mungkin dan dalam masa 72 jam jika dikehendaki oleh PDPA dan garis panduan Pesuruhjaya, dan kami akan memberitahu orang yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak perlu, dan dalam masa 7 hari selepas memberitahu Pesuruhjaya, jika pelanggaran itu menyebabkan atau mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara.
9.2 Jika pelanggaran menjejaskan data yang kami proses bagi pihak sesebuah perniagaan, kami akan memberitahu perniagaan itu tanpa kelewatan yang tidak wajar dan dalam masa 24 jam selepas kami mengetahuinya, supaya perniagaan itu dapat memenuhi kewajipannya sendiri.
10. Hak anda
10.1 Di bawah PDPA, anda boleh:
- (a) mengakses data peribadi anda dan mendapatkan salinannya (kami menjawab dalam masa 21 hari, atau memberitahu anda dalam tempoh itu jika kami perlukan sehingga 14 hari lagi);
- (b) membetulkan data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau lapuk;
- (c) menarik balik persetujuan terhadap pemprosesan kami (ini mungkin bermakna kami tidak dapat terus menyediakan Perkhidmatan);
- (d) meminta kami menghentikan atau tidak memulakan pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau kesusahan yang besar kepada anda;
- (e) meminta kami menghentikan pemasaran langsung kepada anda;
- (f) meminta kami menghantar data peribadi anda kepada pengawal data lain (kemudahalihan data), jika boleh dilaksanakan secara teknikal dan format data itu serasi;
- (g) mengehadkan cara kami memproses data anda, dengan memberitahu kami.
10.2 Untuk menggunakan sesuatu hak, e-mel [email protected]. Kami mungkin meminta anda membuktikan identiti anda. Kami tidak mengenakan bayaran bagi permintaan.
10.3 Aduan. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (Jabatan Perlindungan Data Peribadi): https://daftar.pdp.gov.my/p_aduan.
11. Data pengguna Google
11.1 Apabila sesebuah perniagaan menyambungkan akaun Google untuk menggunakan Google Forms dengan Welkai, kami hanya mengakses borang dan jawapan yang diperlukan untuk ciri yang digunakan oleh perniagaan itu (contohnya memantau borang dan membawa jawapan baharu ke dalam Welkai, atau mencipta borang yang diminta oleh perniagaan itu). Kami tidak menggunakan data pengguna Google untuk pengiklanan, kami tidak menjualnya, dan kami tidak menggunakannya untuk melatih model AI.
11.2 Penggunaan oleh Welkai, dan pemindahan kepada mana-mana aplikasi lain, bagi maklumat yang diterima daripada API Google akan mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk keperluan Limited Use.
11.3 Perniagaan boleh memutuskan sambungan Google pada bila-bila masa dalam Tetapan, atau dalam tetapan akaun Googlenya.
12. Kuki
12.1 Kami hanya menggunakan kuki dan storan pelayar yang diperlukan untuk menjalankan laman web dan aplikasi kami (contohnya untuk mengekalkan anda log masuk dan mengingati bahasa anda). Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan atau penjejakan. Lihat Notis Kuki kami.
13. Kanak-kanak
13.1 Welkai ialah perkhidmatan untuk perniagaan. Pengguna mesti berumur sekurang-kurangnya 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi kanak-kanak sebagai pengawal. Perniagaan bertanggungjawab ke atas data mana-mana kanak-kanak dalam kalangan kenalan mereka.
14. Perubahan pada dasar ini
14.1 Kami mungkin mengemas kini dasar ini. Kami akan menyiarkan versi baharu bersama tarikhnya, dan bagi perubahan penting kami akan menghantar e-mel kepada pemilik akaun dan memaparkan notis dalam papan pemuka sebelum perubahan itu berkuat kuasa.
14.2 Dasar ini tersedia dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. Jika terdapat perbezaan, versi bahasa Inggeris terpakai.